Sıkça Sorulan Sorular

Evrak İşlemleri

Görevler menüsünden veya arama sayfasından ilgili evrak açılır. Sağ üstte varsa evrak notları pop up olarak görüntülenir Pop up üzerinden PDF sembolüne tıklanır. Yeni bir sayfada evrak ile ilgili eklenen notlar görüntülenir.

Görevler menüsünden veya Arama sayfasından ilgili evrak açılır. Sayfa altından indir. Butonu vasıtasıyla veya evrak diğer işlemler menüsünden indir butonu ile evrak kayıt edilebilir.

E-imzası olmayan kişiler için evrak eklenirken ıslak imza seçilmelidir. Islak imzalı belgelerde "Islak İmzalı onaya sunulan bu belge, Islak İmzalı olmadığı durumda hükümsüzdür." Metni görüntülenecektir.

EBYS'de kişinin evrak üzerinde bağı var ise ( Paraf/ İmza/Gereğine/Bilgisine) takibini görevler sekmesinde yapabilir. Bağı yok ise fakat evrak görmeye yetkili ise Arama kısmından evrakı meta alanlarına göre sorgulamalıdır. Sorgulanan evrakın detaylarına tıklanarak "Tarihçe" sekmesinde evrak durumu takip edilebilir.

Yanlış kişiye gönderilen evrak geri alınıp tekrar gönderilmesi söz konusu değildir. Gönderen kişi not ekleyerek evrakın reddedilmesini talep edebilir.

Yazı antetleri üzerinde görüntülenen birim ismi ile çalıştığınız birim bilgisi farklı ise; birden fazla kimliğiniz varsa öncelikle doğru kimlik seçtiğinizden emin olunuz. Hata devam ediyor ise ebys.destek@isikun.edu.tr adresine bildirimde bulununuz.

Parafçıdan sonraki parafçı ya da imzacının görüntüleyebileceği not ekleyerek evrakın reddedilmesini istenilir. Yazıyı ekleyen kişinin yazıyı iptal etme gibi bir durumu mevcut değildir.

İmzalanmış/onaylanmış bir yazıda hata olması durumunda evrakın iptali yapılmalıdır. ebys.destek@isikun.edu.tr adresine bildirimde bulununuz.

KEP Adresi olan kurumlara evrakınız doğrudan gidecektir. KEP Adresi olmayan kurumlar için aşağıdaki adımları gerçekleştirmelisiniz;

*EBYS üzerinden evrakınız için zarf oluşturmalısınız.
*Evrakınızın çıktısını alıp posta yoluyla göndermelisiniz.

Anasayfada Toplu Görev tamamlama butonuna tıklanır. Açılan sayfada görev türü ardından evrak türü seçilir. İlgili görevler seçilip, görevleri tamamla butonuna tıklanır.

evrak

 

Birden fazla birime gönderilen evraklarda her birim için farklı bir kopya oluşturulur . Arama sayfası kriterlerinde Evrak Türü ile istenilen aramayı sınırlandırabilirsiniz.

Yanlış kişiye gönderilen evrak geri alınıp tekrar gönderilmesi söz konusu değildir. Gönderen kişi not ekleyerek evrakın reddedilmesini talep edebilir.

Giriş ve Yetkilendirme

Üniversitemiz Elektronik Belge Yönetim Sistemine (EBYS) http://ebys.isikun.edu.tr adresinden erişilmektedir. Kullanıcı adınız: isik mail adresinizdeki isim kısmı sadece (@isikun.edu.tr yazılmadan) şifreniz isik mail şifrenizdir.

Mail hesabınız ile entegre çalışan bir sistem olduğu için mail şifrenizin değişmesi durumunda EBYS giriş şifreniz de değişmiş olacaktır.

EBYS'ye kullanıcı adınız ve parolanız ile giriş yaptıktan sonra herhangi bir işlem yapmazsanız 20 dakika oturumunuz açık kalmaya devam edecektir. İşlem yapılmadan açık kalan oturum 20 dakika sonunda kapanacak ve sisteme tekrar giriş yapmanız gerekecektir.

Sistem teorik olarak bütün tarayıcılarda çalışabilmektedir.

Birim ve göreviniz hatalıysa ebys.destek@isikun.edu.tr adresine mail atınız.

  • Profil – Kişisel bilgiler – Genel bilgiler sayfası – E-Postaya İzin verilmesin seçeneği ile tüm E posta alma işlemleri durdurulur.
  • Profil – Kişisel bilgiler – Genel bilgiler sayfası – Bildirim E- postalarına izin verilsin seçeneği kaldırılarak Evrak bildirimleri durdurulur.

Değiştirilemez alanlar için hatalı olduğunu düşündüğünüzün veriler ile ilgili ebys.destek@isikun.edu.tr adresine mail atınız.

kimlik

Görev yeri/görevi değişen personelin EBYS'de tanımlanması için İnsan Kaynakları Daire Başkanlığından bildirim yapılması gerekmektedir.

Vekalet

İlgili kılavuza ulaşmak için kılavuzlar sayfasına gidiniz.

Kendi kullanıcı adı ve şifreniz ile EBYS'ye giriş yaptıktan sonra, sağ üstte kimlikleriniz kısmından size vekalet veren kişinin hesabına geçebilirsiniz.

Aktarılmıyor. İlk vekalet veren kişisinin yeniden vekalet vermesi gereklidir.

Durumunuzu ebys.destek@isikun.edu.tr adresine mail atınız.

  • Vekalet veren kişi için; Kişisel Bilgiler-- Vekalet -- Vekalet geçmişini göster sekmesinde vekalet verilen kişiler ve bu kişilerin yaptığı işlemlere erişilebilir.
  • Vekalet alan kişi için Kişisel bilgiler -- Vekalet -- Bana Verilmiş Vekaletler sekmesinden vekaletini aldığı kişiler ve vekil olarak yaptığı işlemlere erişebilir.

Sisteme giriş yapabilir vaziyette olup, Evrak Arama, Evrak görüntüleme, Evrak Detaylarını görüntüleme işlemleri yapılabilir. Evrak Paraflama, İmzalama, Sevk, Dağıtım, Kişisel bilgileri güncelleme işlemlerini yapamamaktadır.

Sistem yöneticisine ulaşmanız gerekmektedir. Vekâlet süresi bitmeden vekâlet veren kişi vekâleti kendisi sonlandıramaz.

Sevk İşlemleri

Kişi yetkisi ve evrak türüne göre; Sevk işlemi, Sevkin İadesi, Kapatma, Cevap Yazma işlemleri uygulanabilir.

Kurum içi ve Kurum Dışı olarak gönderilecek evrakta Dağıtım planında Kurum içi ve Kurum dışı seçilmelidir. Evrakta gideceği yer bilgisi tanımlanmamış olabilir. Evrak tanımı – Değiştir – Geldiği gittiği yer bilgisi – Gittiği yer bilgisinde Kurum içi ve Kurum dışı seçeneği açık olmalıdır.

Kişi yetkisi ve evrak türüne göre sevk işlemleri değişiklik göstermektedir. Bilgisine gönderilen bir evrak için sevk işlemi yapılmamaktadır. Bu sebeple sevk edilen evrakın Gereğine durumunda olması ile cevap yazılabilmektedir.

Yapılabilir. Kılavuzlar-Formlar sayfasında Sevk Şablonu kılavuzunu inceleyebilirsiniz.